海外のお客さんと商談することになった時、用意しておきたい資料

海外のお客さんと商談することになった時、事前準備が大切です。

特に最初の商談は、お互いのことを、時間内により分かってもらうために、こういった資料が必要になります。

具体的にどのようなものが必要なのか見ていきましょう。

会社案内の英語版パンフレットがあればベストですが、もしない場合は、Powerpointなどのプレゼン資料で、会社の情報を入れておくとよいでしょう。

会社の設立時期、規模、ビジネス内容、沿革、所在地などの情報が分かるようにします。

もし英語のホームページがすでに用意してあれば、詳細はホームページを確認してもらうように案内してもよいです。

最近は、動画で紹介する会社も増えてきています。日本語の紹介動画でも字幕をつければ、海外のお客さん用にも使用することもできます。

あとよく聞かれるのは、どういうところと既に取引しているかということがあります。紹介できる取引実績があれば、紹介してもいいと思います。

またすでに海外取引をしているのであれば、どういった国と実績があるということを話してもよいでしょう。

お客さんが、一番知りたいのはどんな製品を扱っているかです。

そのため、ここは特に分かりやすい資料を提供できるようにしましょう。

カタログやリーフレットがあると、一緒に見ながら、お客さんが興味を持った製品について詳しく説明したりすることが出来ます。

もし、英語で準備が出来ない場合や、特定の製品にフォーカスした紹介を行いたい場合は、プレゼン資料に必要な情報を入れて準備する形でもよいです。

カタログなどの資料があると、商談がしやすいです

昔は、カタログは紙で印刷したものしかありませんでしたが、最近は、ペーパーレス化がカタログでも進んでいます。紙だとかさ張ることもあり、PDFで欲しがるお客さんも増えているように感じます。

紙のカタログだと、自由にペラペラめくってもらえるという点がある一方、PDFだとどこでも確認できるというメリットもありますので、状況に応じて使い分けてもいいでしょう。

製品実物(サンプル)が用意できるのであれば、あった方がよいです。

百聞はー見に如かずとの言葉通り、やはり実物を見てもらうのが一番ベストです。

実際のサイズ感を見てもらったり、動く製品であればデモをしてみたりすると、反応をその場で確認することもできます。イメージもしやすく、お客さんも質問がいろいろと出てくるので、コミュニケーションを増やすことにもつながります。

製品によっては難しい場合もあるかもしれませんが、可能であれば用意しておきたいところです。

相手のことも知ろう

商談は、自分たちのことを紹介し、知ってもらうことが必要ですので、相手が必要な情報をきちんと事前に準備し、提供することが重要です。

その一方、相手のことを知ることができる大事な機会でもあります。

相手がどんな会社なのか、信用できそうか？なぜ、自社に興味を持ってくれているのかなどをやり取りを通じて探っていく必要もあります。

なかなか自分たちのことばかり話していると、相手のことまで聞き出すことを忘れてしまいがちです。こちらからも相手に質問をしてみたり、余裕があるのであれば、ちょっとした雑談をしたりして、本音を引き出すなどの働きかけができるといいですね。