海外との取引に必要になってくるサイン。また代理サインとは？

海外の取引先と仕事をしていると、ハンコいわゆる印鑑が必要になることはありません。その代わりにサイン(Signature)をする機会が出てきます。

どんな時にサインするのか？

輸出取引をしている場合だと、このような書類にサインすることが多いと思います。基本は英語の書類です。

• 契約書(Contract, Sales Agreement)
• 見積書(Quotation)
• 請求書(Invoice)
• 梱包明細(Packing list)
• 代理店証明書(Distributorship certificate) などなど

どんなサインすればいいのか？

サインの書き方に決まりはありません。

すごい人だと、全くなんと書いてあるか分からない人もいます。また、ミミズのはったような曲線だけだったりなど。

ただし、誰でも真似できるようなサインだと、悪用される可能性もゼロではないので、出来れば少し凝ったオリジナルのサインを作っておくとよいでしょう。

昔、海外が相手だから漢字でいいだろうと思い、自分の漢字の名前を、そのまま特に加工せずに使っていた時がありました。

ただ、中華系の知人に、これならマネできるね。と言われ、それ以来加工したものに変えたことがあります。漢字は確かに日本人以外でも書けます。

もちろん筆跡鑑定など、ちゃんと見てもらえば違うことは証明できると思いますが、気持ち的に変更し、今に至ります。

ただ、パスポートやクレジットカードの署名は漢字で記載してあるため、照合のためにサインする場合は、同じく漢字でサインするようにしています。

自分で作るのが難しいという人は、お金を出せばデザイナーが自分だけのサインを作ってくれるサービスもあります。ちょっとお高いなと思いますが・・・

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フォーサインとは？代理でする署名

海外の取引先に発行する書類のサインは、通常は、社内の決裁者がサイナー(Signer、署名者)とすることが多いです。誰でもサインしてOKとすると、何かあった時の責任問題にもなります。

ただ書類発行時に、サイナーが不在の場合、代理のサインでOKとすることも可能です。

代理のサインはフォーサインとも言います。

フォーサインのやり方は、下記のような感じで書きます。

代理でサインする人を誰にするかは決めておいた方がよいでしょう。代理でサインする場合でも、元のサイナーからサインしていいよという確認もあった方が良いです。

また代理署名するのは、日常的に発行するような書類(請求書)だけにした方がよいでしょう。契約書のような、一回サインしてずっと残る文書の場合は、代理署名とはせずに、決裁者がサインする方がよいです。

日本のハンコ文化は、ペーパーレスにより消えつつあるものの、電子印鑑が普及し、当分はなくならなさそうです。海外とビジネスをするためには、サイン(署名)が必要になってきますので、覚えておくと便利です。