「ちゃんとこちらの意図が伝わっただろうか？」
海外の取引先に英文メールを送った後、こんな風に不安に感じることはありませんか？
翻訳ツールとプロのアドバイスの併用
ただ今、コミュニケーションサポートをさせていただいているお客様。
初めて海外取引先とやり取りするようになり、翻訳ツールを使って英語の文章のやり取りをしていました。
ただやはり初めての輸出事業。相手に間違ったメッセージが伝わらないように、また輸出(貿易)の観点から不足している情報をこちらから補足してほしいとのご依頼で対応しています。
両者のやり取りにアドバイザーとして入り、サポートが必要な場面ではこちらからフォローする形です。
お客様からは「何かあってもすぐにフォローしてもらえるので、安心できる。」とのお声をいただいています。
不安を持ったままのやり取りではなく、安心を得ることでスムーズにビジネスを進めておられます。
翻訳ツールの登場で海外とのやり取りが楽になった
生成AIの普及に伴い、翻訳ツールの使い勝手も年々向上しています。例えばこのようなツールです。
- DeepL
- Google翻訳
- ChatGPT
海外の取引先とのメッセージのやり取りは、基本英語で行います。
まれに相手の担当者が日本語の読み書きができる場合、日本語で行うこともあります。ただし相手の会社のすべてのメンバーが日本語が理解できるとは限りません。
1対1のコミュニケーションではない場合、英語でメールのやり取りをすることが、後々の証拠にもなりますのでお勧めです。
こういったやり取り、スムーズに英語の文章が出てこない場合は、翻訳ツールの力を借りると良いでしょう。時間短縮にもなります。
翻訳ツールを使う場合でも持っておきたい視点
一方で翻訳ツールを使ったメッセージのやり取りをしていても、
「何だか相手にこちらの言いたいことがちゃんと伝わっていない気がする」
と感じることもあります。
それはお互いの共通認識がずれているからかもしれません。
お互いの国の文化・ビジネスルールの違いから起因することが多いです。
日本では当たり前と思っていることが、相手の国では全く当たり前ではないなど。
もちろんやり取りの前にいちいち確認することはできませんが、日本人同士だとあえて書くまでもないような内容までを説明した方がいいかもしれないといった視点は持っておきたいものです。
相手からのメッセージにも同じことが言えます。
相手の文面の意味が理解できない場合、相手の国や会社の中での当たり前で話をされていることもあります。その場合は、曖昧なままにせず、きちんと相手に意味を確認するようにしましょう。
海外取引先とのコミュニケーションにお悩みの小規模事業者の方の、コミュニションサポートを行っています。長年、海外の取引先とコミュニケーションを取ってきたノウハウと視点での、スムーズなやり取りを得意としています。
サービスにない内容でも、こんなことできるのかな？というご相談がありましたらお問い合わせください。
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