海外と取引する上で避けられない、英文メールのやり取り。
朝、仕事を開始する際、まずはメールチェックからという方は多いかと思います。
欧米など時差のある国と取引をしていると、こちらの夜中が向こうのビジネス時間です。当然、朝いちばんにチェックするメールの中に、入っていることが多いです。
そんな時、思わずどうしよう！と焦ってしまう内容もあるかもしれません。
ただ、落ち着いてください。そのメール必ずしも、すぐに返信する必要はありません。
その理由について、解説します。
すぐに返信する必要がない理由
相手国と時差があるから
相手国によっては、時差があります。
たとえば、日本の朝９時は、現地時間はこんな感じです。
アメリカ東海岸(ニューヨーク) ⇒ 19時
アメリカ西海岸(ロサンゼルス) ⇒ 16時
ヨーロッパ(ドイツ・フランス) ⇒ 1時
インド ⇒ 5時半
赤字の地域は、サマータイム期間中はさらに1時間進んでいます。
アメリカだと夕方～夜、ヨーロッパだと完全に夜中、アジアはこれから朝といった感じでしょうか？
つまり、通常の勤務形態の仕事であれば、すぐ返信しても誰も見てないです。
アメリカ西海岸だと夕方ですが、返信を相手が受け取ったとしても、よほどの急ぎでない限り、確認を翌日に回す可能性高いです。
時差は、こういったサイトから確認が出来ます。
カシオ 世界時計(日本時刻から)
https://keisan.casio.jp/exec/system/1240186937
返信は自分1人で完結できない可能性が高いから
問い合わせ内容によっては、自分だけでは解決できないことも多々あります。社内の関係各所に確認が必要な内容もあるのではないでしょうか？
中途半端な内容ではなく、きちんとした内容で相手に返信した方がいいです。
日本人同士のメールでも、メールを受け取った後、こんな風に返す方がいるかもしれません。
「メールありがとうございます。内容確認次第、返信いたします。」
これは丁寧ではありますが、その日のうちに返信できる内容であれば余分にも思えます。
メールを送ってくる相手が知りたいのは、問い合わせに対しての回答です。
自分ですぐに返信できない内容であれば、関係各所に確認した上で1回で返信するのがスマートです。
同じ相手から、同じメール内容に関して何回も返信があると、相手にとって分かりにくい内容になってしまったり、場合によっては見落とされることも考えられます。
相手は、自分以外からもたくさんメールを受け取っているでしょう。
関係各所に業務時間内に確認でき、終業時間までには返信が完了させることが出来れば、相手が業務を開始する頃には、返信が得られるという状態に持っていくことが出来ます。
すぐに返信した方がいい場合
業務時間内に、関係各所にきちんと確認を実施した上で、相手に同日中に返信が出来れば理想です。
ただし、すぐに返信した方がいい場合もあります。
問い合わせに時間がかかる内容
内容によっては、確認に時間がかかることがあります。すぐに返事ができないこともあるでしょう。その場合は、問い合わせ内容を確認したことを伝えたうえで、返信に時間がかかることを伝えましょう。
ざっくりとでもいいので、いつまでに返信するという情報が入れられるとベストです。
関係者不在などですぐに確認が取れない
確認が必要な関係者が、休みまたは出張などですぐに確認が取れない場合があります。この場合も理由を伝えた上で、いつ以降に返信するなど伝えましょう。
問い合わせ内容が意味不明
そもそも問い合わせ内容の意味が不明・曖昧な場合。確認する前に、再度意味について確認しておいた方がスムーズです。
曖昧な問い合わせに、なんとなく返信して、コミュニケーションが成立せず何度もメールが往復するのを防ぐために、分からないことは先に確認しましょう。
時差がない国とのやり取り
東アジア・東南アジア・オセアニア諸国は時差が同じ。または1～2時間程度の差です。
このような国とのやり取りは、日本国内と同様に、業務時間内にやり取りをできる限り進めた方がスムーズに行きます。
まとめ
簡単に終わる返信であれば、確認したその場で返信するのもいいかと思います。
ただ、他の業務との兼ね合いなどですぐに対応することができないこともあります。こういった場合、あわててすぐに対応する必要がない時もあることが分かるのではないでしょうか？
時差が大きい国とのやり取りは、同日中に複数回メールのやり取りをすることが難しいです。
いかに1回ごとのやり取りを意味あるものにするかが、スムーズなコミュニケーションにつながります。
そのため、ある意味時差を利用して、情報をできるだけ集め、1回で相手に必要な情報が提供できるコミュニケーションができると、信頼を構築することにも繋げていくことができます。
海外とのコミュニケーションの参考になればと思います。
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