海外にメールを送ったのに返信が来ない！その時にできる4つのこと

海外の取引先とメールをやり取りをしていると、いろんなことが起きます。

メール送ったのに、ぜんぜん返信が来ない！

これも、よくあることではないでしょうか？

返信が来ないと、次に進めないなんて時は、時に焦りますし、イライラすることもあります。

こんな時は、気長に待つのもあり？かもしれませんが、自分から何かしておきたいですよね。

そんな時にできる４つのことをあげてみます。

そんな時にできること

1．もう１度送ってみる

相手が、メールを見落としている可能性があります。最初に送ったメールを再送信する形で、メッセージを追加して、送ってみましょう。

また、サーバー自体に問題があり、メールがきちんと配信されていない可能性もあります。

自分も、過去こちらに配信エラーメッセージも来ないので、正常に送信できたと思っていたら、相手には届いていないことがありました。

このような場合、タイミングによっては再び送ることで届くこともありますので、有効な手段です。

ちなみに開封確認メッセージ(相手がメールを開封するとこちらに通知が来る）を利用すれば、相手にメールが届いたかを確認することもできます。

ただしこの方法も、相手が「開封メッセージを送りますか？」という質問にNoを選択するとこちらに確認が来ませんので、万能ではありません。私自身、自分宛のメールに開封確認メッセージが届いたりしていましたが、正直監視されているようなので、Noでメッセージを送らないようにしていました。

2．相手国の祝祭日の確認

相手国が祝祭日ではないか確認してみましょう。

世界の祝祭日 | 国・地域別に見る

www.jetro.go.jp

祝祭日で、長期休暇に入る場合、事前に連絡をくれる親切な会社もあります。ただし、長期取引をしていなかったりすると、連絡をくれないこともよくあります。

3．担当者が休んでいないかの確認

メールを送った相手が休んでいる可能性があります。特にヨーロッパ圏だと、1ヶ月近くバケーションを取得していることも。

相手が、休暇の自動返信(オートリプライ)を設定してくれている場合、自動返信の内容で、誰にコンタクトすればいいかが分かる場合もあります。ただ、自動返信を設定していない場合は分かりません。

メールを送信する際は、なるべく担当者だけではなく、関係者(上司・チームメンバーなど)を知っていれば入れた方がいいです。

関係者が場合によっては、代わりに返信してくれることもあります。(100％ではありませんが..)

もし、最初のメッセージに担当者以外を入れていなかった場合は、追加して再送信もありです。

また、Skypeなどでメール以外の方法で担当者とつながっている場合、チャット機能を利用して連絡してみてもいいでしょう。

4．電話する

メールだと返信が来ない場合、可能であれば電話してみるのがいいと思います。

英会話に自信がない場合、勇気がいるかもしれませんが、電話をかけることで相手に緊急度を伝えることもできます。

相手が英語ネイティブでない場合、電話で話すことは同様に苦手だったりします。その場合、早く返信しないとまた電話かかってくるというプレッシャーを相手に与えられます。

また電話は問い合わせの回答をその場でもらうためではなく、あくまでメールの件で電話していることを相手に分かってもらうことが目的です。なので、そこまで難しいことを話す必要はありません。

回答はメールでもらえば内容も理解できると思います。

時差がある国など、難しい場合もあるかもしれませんが、電話は相手から返信をもらう上で、非常に有効な手段です。

まとめ

現在、海外取引する上でE-mailは便利なコミュニケーションツールですが、スムーズに返信が来ないこともあります。

相手とのスピード感が違うなと感じるかもしれませんが、あきらめずに気長に、時にはその違いを楽しむくらいの気持ちでできればいいですね。

少しでもコミュニケーションをスムーズに進めるヒントになれば幸いです。