人手不足の際、通常は新しい人員を雇うことを考えますが、社内の業務を見直してみるのはいかがでしょうか？
会社員時代、半年で立て続けに課のスタッフが数人辞めてしまうことがありました。
営業職と業務職が一緒になった課だったのですが、いなくなったのは業務のスタッフ。
求人をかけても、小さな会社でなかなか人は集まりません。
ようやく決まったものの後任者が入社するまでに、前任者が退職してしまうため、引継ぎはできない状態でした。
仕方がないので、営業職を兼任していた管理職の自分が、いったん業務を前任者から引き継ぐことに。
これまでは業務職の仕事内容は把握していたものの、日々どのように時間を過ごしているのかは知りませんでした。
前任者から引継ぎを受けている中、疑問を持つ業務が散見しました。
「これ、何のためにやっている？」と思うような業務です。
前任者にその業務の意味を尋ねると、
「前の担当者からやってと言われたのでやっていました。なんで必要なんですかね。」
とまで言われる始末。
以前、業務職メンバーの人数は営業職の自分から見ると、ちょっと多いのでは？と思っている時期がありました。
おそらくその時に「仕事のための仕事」が作られていました。
言い方を悪くすれば「時間つぶしの仕事」
会社の就業時間、暇だけどさすがにぼーっとサボっているのは気が引ける。
だから何か仕事をしなくてはという気持ちで作ったような、重複した確認作業や、他の課にやってもらうような仕事が、そのまま人員が減った後も引き継がれていたのでした。
また、その当時は必要だったかもしれないけれど、状況が変わりもう必要なくなったような仕事も。
このまま、前任者から後任者に今までのように引継ぎが行われていれば、新しく入った後任者は業務の意味は当然よく分かりません。
「前任者に言われたから」と考えて、そのままそのよく分からない業務が引き継がれていたことでしょう。
業務時間内に完結しているのであれば、いいんじゃないの？
と思うかもしれません。
でも無駄な業務を省けば、新しい取り組みに使える時間が生まれます。人員が足りていない業務を手伝ってもらうこともできるでしょう。
人員が足りないと思えば、新しい人を雇うのは1つの方法ですが、これまでの業務を見直すことで、これまでの人員で対応できる可能性もあります。
また働く人にとっても、ずっと同じ仕事を漫然と続けるよりは、新しい仕事をすればマンネリ化を防ぎ、自身の成長につなげられるでしょう。
人員不足解消を外に求めても、昨今の人材不足の状況では解決することは困難でしょう。
これまでの社内の業務体制を見直すことで、できることを考えてみませんか？
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