海外への輸出出荷。この書類だけ用意すれば大丈夫

輸出ビジネス

海外に荷物を送りたい時、何を用意すればいいのか?

日本国内だと、運送会社の送り状に記載すれば終わりですが、海外に発送する場合は、他に書類が必要になってきますので、少し準備が必要です。

今回は、最低限必要な書類について説明します。

必要な書類とは?

大きく2点用意すれば大丈夫です。書類は英語で作成します。

  • インボイス
  • パッキングリスト

なぜ書類が必要なのか?

一番大きな理由は、日本税関に何を輸出しようしているか、また海外の税関に何を輸入しようとしているかを説明するためです。

基本的には、こちらから提出した書類を元に、通関許可が下ります。どんなものを輸出・輸入しようとしているのか、いくらくらいの価格のものなのかを正確に記入する必要があります。

記載がきちんとされていないと、税関に中を開けて確認されることもあります。

また、パッキングリストは、国際運送会社に、どのくらいの物量があるのかなどを把握してもらうために必要です。出荷する製品によっては、追加で税関に対して申告するものもあります。(例:リチウムイオン電池など)

基本的には、国際運送会社に通関も代行してもらいます。運送会社に適切に税関申告してもらうために、輸出用の書類が必要になってきます。

必要書類 ①インボイス

インボイス(Invoice)は、そのまま訳すと請求書です。
製品を購入した買主に対して、売主が支払いを求めるために発行する書類です。

輸出で使用するインボイスは、製品を出荷する相手に販売する場合は、請求書の内容を同じにすることが出来ます。

ただし輸出では、サンプルなどの無償品を出荷する際も、税関申告が必要となります

サンプルの出荷にもインボイスが必要になります。その場合は、インボイス(請求書)というよりは、シッピングインボイス(出荷用請求書)という意味合いで書類を作成します。

サンプルを、もし売る場合いくらか?その製品に対しての適正な価値を入れて申告します。
インボイス内には、下記文言を入れておきます。

” Non commercial value. Value for customs purpose only”
(無償品です。価格は、税関申告用途のみです)

なお、インボイスには下記の項目が必要になります。

  • 送り主(Sender)
  • 送り先(Ship to)
  • 送る製品(Item description)
  • 製品の原産国(Country of origin)
  • 製品個数(Quantity)
  • 製品単価と合計価格(Unit Price/Total Price)

思い出にも価格申告が必要

フォワーダーで働いていた際、海外赴任に伴うご家族の、引っ越し荷物の出荷のお手伝いをしました。引っ越し荷物も当然、税関に申告が必要になります。インボイスを作成するにあたり、ご家族に、荷物の内容と価格を教えてもらいました。

荷物リストの中に家族写真(Family Photos)があり、そこだけ価格の欄に『価値がつけられません』と書いてあり、仕事中、ちょっとくすっとしました。思い出は、プライスレスですからね。この時は、こちらで適当な価値をつけて申告しました。

必要書類 ②パッキングリスト

パッキングリストは梱包明細です。出荷する荷物の梱包内容が分かるようにします。

  • 全部で何箱の出荷
  • 製品の実重量(ネットウェイト)・合計重量
  • 各箱の梱包後重さ(グロスウェイト)・合計重量
  • 中に何がそれぞれ入っているか(複数箱の出荷の場合)

これらの情報は、税関・運送会社だけでなく、複数の箱で出荷する際に、どの箱に何が入っているかパッキングリストで分かるようにしておくと、相手が受け取った際に、内容を確認しやすくなります。

こちらの、パッキングリストに関しては1箱の出荷の場合必要としない運送会社もあります。

また郵便局のEMSだと、インボイス1枚でパッキングリストに必要な情報をまとめています。下記よりダウンロードできます。

インボイスフォーマットのダウンロード - 日本郵便

ケースマークは迷子防止

ひし型のマークの中に英語で何か書いてある箱を見かけることがあると思います。

あのマークは、ケースマーク(またはシッピングマーク)と呼び、出荷する際の目印になるように入っています。
複数の箱を出荷する際に、ケースマークが入っていると、数を照合したり、何の荷物なのかが特定しやすくなるため、迷子防止になります。

ケースマークを入れた際は、パッキングリストに下記のようなケースマーク情報を入れておくと、運送会社や、受取先での照合に使えます。

Case Mark
社名xxxx(In dia)⇒ ここのIn diaがひし形という意味で、ひし形の中に社名です。
Case No1-up ⇒ 書類上はこのように表記しますが、実物には箱Noを割り振ります
Made in JAPAN

最後に

出荷内容、運送会社によっては、他の書類が必要になることもありますが、まずこの2点を用意しましょう。

書類は、ネットで検索するとひな形がありますので、それをダウンロード利用してもいいですし、内容を参考にしながら、自分で作ってみてもいいです。

一度、型を作ってしまえば、出荷ごとに内容を変えていくだけになります。

インボイスとパッキングリストでは、記載する項目が似ているため、インボイスを入力していけば、パッキングリストにも内容が反映されるようにしておくと、業務がスムーズになります。


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