海外の取引先から注文をもらった際、商品の手配を始めるとともに、取引先に注文受領の連絡と納期を伝える必要があります。
取引相手はいつまでに欲しいという希望がありますので、出来るだけその希望に対応できるように出荷手配することになります。
その際の、納期の伝え方について気を付けてきたい点をお伝えします。
海外に商品を出荷する時、日本とは違う点
まず、日本国内配送と、海外への配送は違う点に注意する必要があります。
日本国内の場合
日本国内の商品の配送は、ヤマト運輸や佐川急便といった運送会社を使用するかと思います。この場合、発送地域と到着地域が分かれば、何日で配送できるのかを事前に知ることが出来ます。
悪天候など、よほどの事情がなければその通りに配送できることが当たり前です。
そのため、お客さんが〇月×日に配送してほしいという希望があれば、逆算してその日にお客さんのところに商品が到着するように手配することが出来ます。
海外に商品を発送する場合
発送方法が飛行機や船だったりとまちまちで、運送会社によっても配送日数は大きく異なります。
国際宅配会社(DHL、Fedexなど)は、選択するサービスによって到着日を早くするなどの調節も可能です。また、配送をネットで手配する際に、何日に到着すると確認することも出来たりはします。
ただし、注意したいのは途中で荷物が止まってしまうことです。一番大きいのは通関の時です。
海外に商品を輸送する際は、日本側で輸出通関、相手国側で輸入通関が行われます。
この通関で内容検査が入るなどして荷物が止まってしまうと、目安の日数よりも配送日数がかかることになってしまいます。
また現地側の天候など、こちら側では関知できないことで左右されることもあります。
そのため、日本側で相手側に到着するまでの日数を把握するのは難しいですし、相手側に配送日数を提示することはトラブルの元になりますので避けた方がいいです。
自社から出荷できる日を相手への納期回答日にしましょう
社内での商品手配が完了し、梱包まで完了する日を連絡しましょう。
これは、自分たちのところに運送会社が取りに来ても問題ない日という意味です。こんな感じで回答します。
“Your order will be ready to ship on Jan 15th.” ・・ご注文は1月15日に出荷準備できます。
Shipの代わりにDeliverという言葉を使うと、自分たちのところまで配達される日と勘違い・誤解を生むため使わない方がよいでしょう。
自社での準備完了日を納期として伝えた方がよい理由
なぜ、この伝え方をした方がいいのでしょうか？
① 運送費用は、基本相手が負担するため
日本国内だと、商品に送料込みが結構当たり前ですが、海外に発送する場合は、運賃などの送料は輸出先の相手に負担してもらうことが多いです。
理由としては、運送費用を日本側で負担すれば、当然商品の価格にその費用を上乗せすることになります。毎回細かく計算することは煩雑なため、見積りで多めに費用を乗せることになります。
そうなると当然商品を購入する取引先が、費用を多く負担してしまうことになります。
取引先に運送費用を負担してもらった方が、相手も余分な費用を払うことが起きません。取引先が運送会社から見積もりを取り、比較した上で、一番よいサービスを選択することが可能になります。
取引先が運送会社を手配するということは、自社から発送された後は、こちらでは基本関与しないことになります。運送日数がどれくらいかかるのか、いつ相手に届くのかは把握できないことになります。
そのため、自分たちが関知出来る日である、準備完了日を伝えます。
② 運送会社に集荷を手配してもらうため
運送会社を取引先に決めてもらうため、取引先が日本国内の商品の集荷を自分たちで手配することがあります。
この場合は、取引先が現地の運送会社経由で、集荷を手配します。日本のどこに来てもらうかの具体的な場所(社名・住所・連絡先・担当者)までを取引先に伝えます。英語で伝えます。
この情報で取引先が、運送会社に伝えることで集荷に来てもらうことが可能になります。
こちら側の受渡準備もありますので、いつ、どこの運送会社が来るのかは確認しておきましょう。
相手にも念のため理解してもらっておく
取引先が海外取引に慣れていれば、このような形で納期を回答することは問題になりません。
ただし、相手が同じ理解でいるかは念のために確認をしておいた方がよいです。
例えば、取引先からの注文書に”Ship by xxxx”(xxxxまでに出荷)と書いてあればまだよいです。”Deliver on xxxx”(xxxxに配達)となっている場合などは、相手先に到着する日を書いてある場合もあります。この場合、この日付に関しては、コントロールできないことは伝えておきましょう。
納期に関するトラブルを避けるために、参考になれば幸いです。
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