展示会準備をしたら、あとは現地に行って展示会に臨むだけ。
今回は、現地へ向かう際、現地での準備の際の注意点についてお話します。
現地への滞在先をおさえよう
展示会出展に際して、現地に日本から行く場合は、航空券やホテルといった滞在先を押さえておく必要があります。こちらも滞在スケジュールが決まり次第、早めに押さえておくことをおススメします。
展示会によっては、宿泊先を確保することが非常に困難になることがあります。
世界中から人が集まるような大きな規模の展示会になるほど、早くからホテルを押さえておく人が多く、会場から近い場所は、早々と埋まってしまいます。
電車で1時間かかるところにしか、ホテルがなかったということもあります。
会場から近いところほど、宿泊料金も高くなりますが、朝から夕方まで1日中展示会場で、数日間続くことを考えると、なるべく近いところに押さえておきたいところです。
ホテルは、Expediaなどの各種海外ホテル予約サイトを使用するとよいでしょう。
楽天トラベルだと、国内旅行を手配するように海外ホテルを手配でき、日本人の口コミも載っていますので、おススメです。
また、最近は民泊で宿泊先を探すことも出来ます。Airbnbが有名です。
現地での鍵の受け取りなど、ホテルとは違う部分もありますが、キッチンや洗濯機がついていたりします。長期滞在の場合、ホテルより過ごしやすくなったりしますので、こういった宿泊方法もありかと思います。
展示会場で準備しよう
無事現地に到着したら、展示会場に設置に向かいます。
通常、展示会の設置準備に入れるのは前日になります。１日で設置を終えないといけません。
展示会が始まる前に入れるのは、出展者だけになりますので、展示会の事務局で手続きを行い、入場パスを取得してから入ります。
ブースの場所まで向かいますが、準備中は他の出展者の荷物、運搬用のフォークリフトなどが走っていたり、ゴミゴミした感じですので、足元に気を付けましょう。
荷物を輸送会社に依頼している場合、配達希望時間を伝えておけば、荷物はブースにあるはずです。ただし、会場内にはあるものの、ブースまで届いていない場合もあります。
その場合は、展示会事務局の担当者などに確認して、届けてもらうようにお願いします。
パッケージタイプのブースは、そんなにやることは多くなく、展示品をテーブルに置いたり、パネルを壁に貼ったりすると、大方設置は終わります。そのため、展示会初日の朝に準備する会社もあったりします。
デザインタイプのブースだと、業者がまだブースの設営途中だったりするので、その合間で準備することになります。
設置準備には、ハサミやカッターなどの梱包を開けるもの、帰りの梱包のためにガムテープなどを一緒に持っていっておくとスムーズに進みます。
設置が完了したら、展示会準備は完了です。
ブースから立ち去る前に、展示品を布などでカバーして見えないようにしておきましょう。万が一の盗難防止にもなります。
ブースに鍵付きの倉庫がある場合は、そこに入れておいてもよいですし、持ち運びできるサイズのものであれば、毎日宿泊先に持ち帰ってもいいでしょう。
翌日に備えて、早めに休む
準備が無事終了したら、後は翌日の本番を待つのみです。
現地に着いたら、せっかくだから観光したい、買い物したいとなるかもしれませんが、ほどほどにしておいた方がよいです。前日は特に、早めに寝ましょう。
海外など慣れない場所だと、胃が弱くなりやすい私は、出張中は、あまり生ものを食べない、冷たいモノを取りすぎないなどを心がけていました。
まとめ
現地に到着してからの設置準備は、飛行機のスケジュールによっては、展示会の前日朝に到着してから、そのまま会場に向かってから実施するなど、ハードになる時もあります。
でも設置準備が終われば、あとは本番です。
次回は、展示会当日についてお話します。
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