海外の展示会に出展する時、何すればいいの?【準備編】

輸出ビジネス

海外の展示会に出展してみたい時、どうすればいいんだろう?

今日は、申し込みから準備の流れについて説明します。

どんな展示会があるかを調べる

世界中で様々な展示会が開催されています。

JETROの展示会情報から検索したり、国ごとに日本に窓口があったりするので、そういったところから情報を収集します。

世界の見本市・展示会情報(J-messe)

出展を申し込む

出展する展示会を決めたら、申し込み期限までに申し込みます。

通常、現地の展示会主催会社に直接申し込みますが、日本に窓口がある場合は、窓口経由で申し込むことも出来ます。

申し込む際は、会社情報、出展品、展示ブースの希望サイズなどの情報が必要です。

申し込むと、展示会場のどこの場所に出展したいかを選ぶことが出来ます。この場所選び、集客数に影響しますので、大事です。

展示会
場所選びが大事

通常、同じ展示会は毎年開催されています。そのため毎年出展している出展社には、優先的によい場所が割り当てられています。前年開催時、つまり1年前から仮申し込みをしているところから、優先的に場所が割り当てられています。

そのため新規で申し込みする際は、こういった優遇が効きません。残ったところから、どこに出展するのかを決めることになります。早いもの勝ちになりますので、出展を決めたら早めに申し込んだ方がよいです。

出展準備をする

ブースデザインを手配する

ブースには大きく2種類あります。

1つ目はパッケージとも呼ばれるシンプルなブースです。

通常1区画、3x3平米の大きさで構成されることが多いですが、展示会により変わる場合がありますが、1区画を1コマと呼んだりします。

パッケージは1コマまたは2コマくらいで申し込みますが、展示会の出展プランでも一番安く、最初にまずはお試しで申し込んでみたい場合などに、使うことが多いです。

展示会ブース
こんな感じのシンプルなブースです。1コマのブースが2つ並んでいます。

このパッケージブースの場合は、壁などの装飾はパネルを自分たちで持ち込んで貼ったりする程度で、凝ったデザインは対応できません。

そのため、デザインといっても、アレンジ出来ることは限られます。申し込む際に、製品を置くテーブルが何個必要か、商談スペース用のイス・テーブルが必要か、ブース上の看板に何という表示をしてもらうかなど決めるくらいです。決められたフォームに記載するだけで、あとは現地に行くだけというパターンが多いです。

最初にお試しでやりたい場合は、費用も抑えられますのでよいです。

2つ目はデザインブースです。

こちらは希望するブースサイズを自由に選べる場合と、すでに空いている場所が限られている場合は、残った場所のサイズに合わせて選びます。

ある程度大きさがあった方が、目立ちますし、自由にデザインすることが出来ますので、ちゃんとした展示をしたいという場合は、こちらを選びます。

展示会ブース
デザインは自由自在です。

デザインと、現地での設置は現地の会社に対応してもらいます。

自分たちでデザイン会社を探す必要があります。初めてで、自分たちでデザイン会社を探すのが難しい場合は、展示会主催会社が推薦している会社がありますので、こちらにお願いします。

デザインブースは、見栄えがいいですが、費用もかかりますし、現地のデザイン会社とデザインの希望などのやり取りをする必要が出てきますので、時間・手間がかかります。

上手くイメージを伝えるためには、日本で展示会をしているのであれば、日本での展示風景の写真を送ったり、デザインイメージの資料を提供したりして、デザインを作ってもらいます。

なお、こちらのデザイン費用は、展示会出展費用とは別にデザイン会社に支払います。

【ブースで使用する電源に注意!】

展示会で供給される電源容量には規定があります。

展示品で電源を使用する場合は、電源容量が足りるかもチェックし、足りない場合は追加費用を払い追加しましょう。

また国ごとに電圧が違いますので、電圧対応した機材を使用するか、対応していない場合は、変圧器を使用するなどして対応しましょう。

出展製品の決定と、輸送手配

出展するブースの、デザイン・サイズに合わせてどんな製品を出展するのかを決めます。

簡単でもいいので、ブース図面にデザインを書き入れ、製品リストを作っておくと、実際のイメージをつかんだり、輸送する際の発送漏れを防ぐことにつながります。

出展する製品が決まったら、輸送手配をします。

現地にすでに代理店があるなど、受け取り先がある場合は、そこに送りますが、ない場合は、展示会場に直接送ることになります。

展示会には公式輸送会社(オフィシャルフォワーダー)がいることがほとんどですので、その会社を使うとスムーズです。展示会が終わった後に、日本に戻す輸送も手配してくれます。

輸送会社に連絡を取り、展示会に間に合わせるためには、いつまでに発送をする必要があるのかなどの情報をもらい、輸出出荷手配を行います。

なお、輸出する国によっては、税金の免除が受けられるカルネという制度を使用することも出来ます。こちらは、展示会で使った製品をそのまま日本に戻す場合に使えますので、該当する場合は、利用したい旨を、輸送会社に相談してみるといいです。

また、製品だけではなく、カタログ・ノベルティなどの販促品も忘れずに送りましょう。

まとめ

海外の展示会に出展する時、基本的には日本の展示会に出展する場合と、やることは同じです。

ただし現地会社とのやり取りの際に、コミュニケーションが上手くとれなかったり、出展製品を送る際に、輸出手配に手間取ったりといったことがありますので、時間に余裕を持った対応が必要になってきます。

次回は、実際に展示会場に立っての場面での注意点などを説明できればと思います。

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