海外の取引先と、初めてオンライン商談にのぞむ際に、用意したいもの

輸出ビジネス

海外への渡航が制限されている現在、海外との取引先とのオンライン商談がかなり普及してきているのではないでしょうか?

日本国内でも、社内の会議や、取引先との商談に使用することがかなり普及していますよね。

ただ、首都圏と地方ではかなり開きがあるようです。2020年と2021年比で、地方も伸びてはいるものの、首都圏との普及率の差が開いているようです。

ネット会議システムの経験率は首都圏と関西圏がそれぞれ43%(+11ポイント)と31%(+7ポイント)だった。それ以外の地域は25%(+5ポイント)にとどまり首都圏との差は12ポイントから18ポイントに大きくなった。

2022年3月7日付 日本経済新聞朝刊より

使っている会社、人はすごく利用しているが、まったく利用したことがない会社、人もいるのではないかなと感じました。

さて海外の取引先と、初めてオンライン商談する際に、何を用意すればよいでしょうか?

オンライン商談で用意しておきたいもの

会議ツール

当たり前ですが、オンライン会議ツールを用意する必要があります。

Skype、Teamsなど様々なオンラインの会議ツールがあります。Zoomはその中でも、最近よく使うツールではないかと思います。

Zoomは無料でも使えますが、次のような場合、有料プランへの加入を検討した方がいいです。

ただしこちらがホスト(開催側)ではなく、相手のZoomに招待されて参加する場合は、無料プランのままでも大丈夫です。

  • 相手が複数参加してくるため、参加者が3人以上になる
    • Zoomは1対1までは時間無制限で無料で使えます
    • 3人以上の場合は40分までが無料になります
    • 相手の会社が在宅勤務を採用している場合、全員が同じ場所から参加しない可能性大です
  • こちら側の参加者が複数名で、別々の場所から参加する。
    • 相手同様、こちらも別々の複数個所から参加する場合は、3名以上になります
    • デモ用の端末、プレゼン用の端末を別々にするなど、複数端末で会議に参加したい

昔、取引先にオンライン会議に商談された時、相手は無料プランでの開催だったので、制限時間でブツッと切れたことがありました。

相手は、制限時間内にまとめようと必死でしたが、消化不良感がありました。つなぎなおせば再度開催出来ますが、なんとなくいったんリセットされてしまうので、お客さんとの商談であれば、特に時間を気にしないで使える有料プランにした方がよいと感じました。

打ち合わせ内容

海外の取引先と打ち合わせをする際、事前に打ち合わせ内容を送っておきます。

慣れない相手だと緊張して、何について話すのかを忘れてしまうことがあります。そんな時に打ち合わせ内容があれば、順番に話すことが出来ます。

打ち合わせ内容はアジェンダ(Agenda)とも言います。商談相手に事前に送っておき、相手に追加したいことがないかを確認しておくのもよいです。

販促ツール

  • カタログ
  • 会社案内(プレゼン資料)
  • 英語のホームページ
  • サンプル、デモ用の製品など

英語に自信がない場合は、より視覚的に相手に説明できるものを用意しましょう。

英語に自信がない場合は、商談自体不安ですが、視覚的な資料が充実していれば、細かく説明しなくても、相手が理解しやすくなります。また、視覚の記憶は残りやすいとも言われています。

会社の様子や、製品の使用風景の動画などを時々見せるのもよいでしょう。日本語版がすでにあるのであれば、英語字幕を外注にて付けてもらう方法が早く対応できます。

分かりやすい話し方・態度

オンラインでの商談が普及したとは言っても、やはり、リアルで会った方が相手の様子を把握することが容易です。顔の表情だけではなく、体全体の細かい動きなどから得られる情報も多いからです。

オンライン商談だと、その分不利になります。

その分、相手に分かりやすいような話し方、反応を意識的に見せる必要があります。

プレゼンテーション

まずは始めてみよう

今までオンラインの会議ツールを使用したことない場合、いきなり最初から完璧に行うのはなかなか難しいと思います。

資料の共有や、デモを見せるために端末を切り替えるなど

オンライン会議ツールは無料で始められますので、社内で試してみたりして、事前に練習してから本番に臨みましょう。

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