海外の取引先と、Skype・Zoomなどでオンライン会議をすることがあります。
効果的かつスムーズに会議を進めるために、アジェンダを用意して会議に臨みましょう。
アジェンダとは？
会議における検討課題、議題、議事日程。（公的機関の）スケジュール、行動計画、日程表。ラテン語の「agenda」（「行動する」という意味の動詞「agere」の動形容詞「agendus」の中性複数形）に由来する。
引用元：ウィキペディア
語源から話をすると、こうなりますが、要は会議で何の議題について話すのか？ということを文書にしたものです。
海外の取引先と会議する上では、このアジェンダ(Agenda)があった方がスムーズに進みます。
まずは日時の設定
メールで取引先に会議の打診をしましょう。
この際には、なぜ会議をしたいのかの目的・概要を伝えます。
まずはいつ会議を実施したいか伝えます。曖昧にではなく、具体的にいつの、何時というのを複数候補設定し、打診した方がやり取りが少なくてすみます。
海外だと時差がありますので、時差を考慮した上で設定しましょう。
時差例：
日本時間：火曜日 AM8時 ⇒ アメリカ ロサンジェルス 月曜日 PM4時
日本時間：火曜日 PM4時 ⇒ ドイツ 火曜日 AM9時
下記のようなサイトから、時差は調べましょう。
アメリカだと日本のオフィス時間とは、仕事の時間が合わないので、朝早くまたは夜遅く実施することが多くなります。 東海岸(ニューヨークなど)だと、特にそうです。
ヨーロッパは日本の夕方に会議出来ます。比較的、朝早くから働いている人たちも多いので、現地時間AM8時くらいでも対応してくれたりします。
基本的には何時から何時と、終わりの時間まで決めましょう。
日本だと、開始時間は厳密に決まっているのに、終了時間が曖昧でつい長くなってしまうことがあります。海外と会議する時は、きちんと何時までに終わらせると伝えておき、その時間内で終えることが大切です。
日時が決まったら、アジェンダを送る
日時が確定したら、事前にアジェンダを送っておきます。
送る形式に決まりはありませんが、メールのメッセージとして送ってもいいです。事前に送りたい情報量が多い場合は、Word、PowerPointなどに記載して送る形でもよいでしょう。
簡単に箇条書きでもいいです。『価格変更の件について』など。
相手側に送った際は、これ以外に追加したい議題があるか確認し、あった場合は追加しておきましょう。
アジェンダのメリット
アジェンダがあるとこのようなメリットがあります。
会議をスムーズに進行できる
基本的にはアジェンダに書かれている内容に沿って、会議を進めます。
そのため、話題が脱線した場合、本来の内容に立ち返りやすくなります。
もし時間内にアジェンダの内容が終了し、余裕がある場合は、脱線内容を追加して議論してもいいと思います。またアジェンダにないから次回にしようと言う風に持っていくこともしやすくなります。
時間内に会議を終了できる
先ほど日時の設定の項目で、終了時間を決めることが大切と書きました。
日本だと、開始時間に厳密なのに、終了時間はルーズで予定時間をオーバーしてもあまり気にしないことが多いです。しかし海外、特に欧米諸国ではそのあたりが厳密です。
時間を気にせず、会議を続けようとした場合、時間管理意識が低い人・会社なのではないかと思われることもあります。時間内に会議を終わらせることに集中しましょう。
そのためにアジェンダが有効です。
事前に説明しておける
英語で会議する場合、自分が伝えたいことを、上手く説明するのは難しくなってきます。
アジェンダには、議題だけではなく、もう少し細かくどういった内容を話したいのかを文字にして説明しておきましょう。一から話さなくても、相手も事前情報があり臨んでいるので伝えやすくなります。
適切な担当者に出席してもらえる
何について話したいのかがアジェンダで説明されていれば、相手も誰に出席してもらえばが分かります。適切な担当者を会議に呼んでもらえ、効果的に会議が進められます。
日本だと、関係ない人もとりあえず同席していることがあります。ただ時間・コストのムダを考えた場合、必要な人が誰かを把握してもらった方が、お互いにメリットがあります。
会議が終わったら
アジェンダにもとづいた会議が終了したら、ミーティングミニッツ(Meeting minutes)をまとめましょう。
日本語で言うところの、議事録です。
日本で会議をする際も、話した内容・これから誰が何をするのかをまとめますよね。
それと同じことをします。
英語で会議をしている場合、特に聞き間違いをしていないか、誤解をしていないかを確認しておく必要があります。
そのためにミーティングミニッツをまとめ、相手に送って、内容に間違いがないかの確認を取りましょう。
最初から作成するよりは、アジェンダに話し合った内容を追記していくと楽です。
まとめ
アジェンダについて、用意するメリットなどをお伝えしました。
メールでのやり取りだけでは、なかなか伝わらないお互いの気持ちも、会議をすることでより分かりあえたり、関係が深まったりします。
直接相手に会うことが難しい昨今ですが、オンライン会議などを活用できればいいですね。
その際に、効果的かつスムースに会議を進めるために、アジェンダを活用していただければと思います。
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