ビジネスメールで出てくる英語の略語、どれくらい使用してもいいのか?

ビジネス英語

英文メールをもらうと、略語が書かれていることがあります。
初めて見る略語だと意味が分からなかったりして、ネットで検索したりして確認することないでしょうか?

この略語の例と、どんな時に使うのか、またこちらが使用していいかにについて説明します。

英文メールに出てくる略語の例

ASAP

As soon as possibleの略です。一刻も早く対応してほしい時に使います。

【使い方例】
Please reply to me asap. (早急に、返信ください。)

BTW

By the wayの略です。ところで、そういえばという意味があり、話を切り替えたい時に使います。

【使い方例】
BTW, we would like to discuss about the meeting schedule next month.
(ところで、来月の会議のスケジュールについて話し合いたいのですが)

FYI

For your information. ご参考までにという意味です。

特に返信を必要とせず、情報を共有したい時に使います。
FYI.と書くだけで、資料を添付されてくるだけの時もあります。

TBA / TBC / TBD

よく似た3つの略語です。まだ確定しない情報に対して、この略語が使われたりします。

TBA(To be announced): 追って連絡
TBC(To be confirmed): 確認中
TBD(To be determined): 後日決定

【使い方例】

We have received your order today.
Shipment schedule will be TBD.
(本日、注文書を受領しました。出荷スケジュールについては、後日決定・案内します。)

24/7

数字だけで表されますが、24時間/日、7日/週(Twenty-four hours a day, seven days a week.)の略で年中無休という意味です。Twenty fourと発音します。

お店での営業だけではなく、機械などでずっと止めることが出来ないものにも使われたりします。

【使い方例】

This equipment is used at hospital and need to be operated 24/7.
(この機器は病院で使用され、365日ずっと使用されます。)

略語は使った方がいいのか?

相手によっては、よく使用する場合があるので、意味を理解しておいた方がやり取りがスムーズです。

ただし無理して使用する必要はありません。わざわざ覚える必要もないです。やり取りを重ねる中で、自然に覚えてきたら使うくらいの感覚でよいです。

英文メールに慣れてくると、自分が知っている略語、短い表現を使いたくなるかもしれませんが、使い過ぎはNGです。

例えば・・・~したいという省略形で『I want to ==> I wanna』がありますが、これは非常にくだけた表現です。

関係性が築けている相手や、Skypeなどのチャットで使用する場合であれば、それほど問題ではありません。ただ仕事のメールで使うのは、失礼にあたることもありますので、使うか迷うくらいであれば、略さない表現で書いた方がいいです。

また、略語は必ずしも皆が知っている言葉ではないこともあります。

ネットで検索すれば、どういう意味なのかは大抵分かりますが、業界特有の略語などは、出てこなかったり、違う意味に行きあたる可能性もあります。

ネットで調べた意味では、理解できず、かつ内容を理解する上で重要だと感じた場合、略語を使った相手に意味を確認した方が良いです。

  • What xxxx stands for?  ⇒ xxxxは何を表しますか?
  • What does xxxx mean?  ⇒ xxxxはどういう意味ですか?
  • xxxx means yyyy(自分の解釈した言葉). Is our understanding correct?
        ⇒ xxxxはyyyyという意味で、合っていますでしょうか?

スムーズなコミュニケーションのために、参考になれば幸いです。

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