取引先からの英文メール、意味が分からなかった時はどうするか?

ビジネス英語

海外の取引先からもらった英文メール。意味がよく分からず、そのままつい放置してしまうことありませんか?

問い合わせの意味がつかめず、あーでもない、こうでもないと悩んで、時間だけが経過。

なんとなくで返信してみようとするものの、ちゃんと真意がつかめていないから、時間がかかってしまう。

そんな最中に他の業務も割り込んできて、結局後回し。相手から督促が来て、慌てて、返信することになってしまったり・・・

こんな時は、いっそ送ってきた相手に、意味が分からないと正直に伝え、確認してしまいましょう。悩んでいるより、早く進みます。

社内のメンバーに聞いてみてもいいかもしれませんが、推測の域を出ないかもしれません。結局、メールの内容を一番分かっているのは相手のはずです。

また、相手のメールの内容が、そもそもちゃんとしていないのかもしれません。相手が英語ネイティブではない場合だと、きちんとした内容に書けていないこともあります。英語ネイティブの場合、ネイティブゆえの端的な言葉だけで書いてくることもあります。

さすがにそのまま『意味が分からない』とは聞きにくいかと思います。また内容全てではなく、一部分が分からないということもあるでしょう。

そんな時は、自分が理解した内容を説明した上で、この部分の意味が分からないので教えてほしいと書いてみましょう。またはこういう意味だと解釈したが、それで合っているかどうかという聞き方も、相手も答えやすくいいのではないかと思います。

『自分の英文理解力が低いからじゃないか?そんなこと聞くのは気が引けるな』と思うかもしれません。でも、分からないまま曖昧に返信して、相手と再度やり取りすることになると、余計に時間もかかります。

もっと悪いのは返信しないでいることです。分かっているのかさえも相手には伝わらないですし、対応が悪いなという印象を与えることもあります。

仕事で、自分から英文メールを書く時も、最初は上手く書けず、相手から的外れな回答が返って来たりすることがあるかもしれません。

返事が来れば、伝わっていなかったことに気づけるのでまだいいですが、返事が来なければ理解してもらっているのかもよく分かりませんよね。相手から反応があった方が、伝わったかどうかを確認することが出来ます。

もちろん、相手の理解力もありますので、一概にこちらの文章力が悪いということではないです。相手とのやり取りの中で、相手に合わせた書き方にしていくことが、スムーズなコミュニケーションになっていきます。

なので、相手からのメール内容が分からない時に反応することも、相手に対して親切なことかもしれません。

昔、一緒に働いていた同僚が、1件のメールに1人悩み、返信するのに何時間もかかっていました。他の業務にも支障が出て、長い残業になっていました。ちょっと聞けば解決したことなんですけどね。

そんなことを思い出し、この記事を書きました。参考になれば幸いです。

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