海外に輸出する際に、数量を間違えて送ってしまった!その時の対応方法

輸出ビジネス

「到着した製品の数が合っていない!」

注文した製品を出荷して、ほっと一息の後、、、海外の客先から、このような連絡が入った場合、どのように対応すればよいでしょうか?

注文をもらった数量通りに出荷が行われず、客先に届いての確認で数が足りなかった場合について考えます。

最初に行うこと

客先からの指摘内容を、すぐに社内に確認します。

同時に、客先にはすぐに謝罪と返信をしましょう。確認するのに時間がかかりそうであれば、いつまでに回答するかを伝えましょう。

もし、梱包方法で数量を勘違いしそうなことが思い当れば、念のために客先に再確認をお願いします。

客先の勘違いの可能性もありますが、基本的にはこちら側に原因があると考えて対応します。

パターン別対応方法

このようなパターンが考えられます。

パターン① 多く送ってしまった場合

注文をもらっている数より、多く梱包してしまうケースです。このような場合は、下記の対応方法が考えられます。

多く送った数量分を、こちらの費用負担で返却してもらう

金額が大きい製品の場合や、他の客先用に用意してあった場合は、返却してもらう必要があります。
こちらの間違いなので、送料こちら負担で返却をお願いします。

多く送った数量を買ってもらう、または無償で提供する

金額が大きい製品でない場合、送り返してもらう送料だけで利益がなくなってしまうことも考えられます。このような場合は、客先にサンプルとして渡してしまうのもありかと思います。

もし、客先が余剰分を買い取ってくれそうであれば、お願いするのも手です。

パターン② 少なく送ってしまった場合

注文をもらっている数より、少なく出荷してしまう場合です。このような場合の対応方法です。

不足分を急いで出荷対応する

足りない数量を、日本側から出荷手配します。

書類上の対応については、下記に例をあげます。

例) 数量100個で出荷したつもりが、実際は80個しか出荷しておらず、20個不足。

1回目の書類(インボイス)⇒ 数量100で作成している。

2回目 不足を出荷する場合の書類⇒ 不足数量20個分で作成する。

金額は販売金額で入れ、サンプルを送るように”Non commercial value. Value for customs only”と入れる。

この書類の場合だと、輸入側では1回目の時に、すでに不足20個分の消費税・関税を支払っています。サンプルにも消費税・関税はかかってきますので、2回目の不足出荷分にもダブルでかかることになります。

この余分にかかった費用に関して、どうするかは取引先と話し合いましょう。
次回値引きするなどの対応が取れると思います。

この場合の送料負担は、こちら側になることが多いです。

次回の出荷に不足分を出荷させてもらう

相手が納期を許容できる場合などは、不足分を次回の出荷にさせてもらいます。

この場合だと、出荷費用は通常通り相手に持ってもらえると思います。

ただし、上記の書類の処理は必要になってきます。

パターン③ 書類の記載を間違えた場合

これは単純に、出荷する予定の数量は合っていたのに、出荷書類(インボイス)の記載数量を間違えてしまったケースです。書類の訂正で対応します。

客先から指摘が来た時点では、輸入通関が終わってしまった後なので、本来は正しい数量で申告しなおす必要がありますが、相手先の対応に任せます。

インボイス
書類の訂正対応も必要になります

次回以降の予防策も考えておく

人間、ミスは起こします。次回以降、同じようなことが起きないように対策しておく必要があります。

数量間違いによって、相手側が困ることもそうですが、こちら側も処理に余分な時間が取られることになります。同じような間違いが起きないように、原因を確認した上で、再発防止策をとっておきましょう。

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