海外の取引先と、初めてオンライン商談にのぞむ際に、用意したいもの

コロナ後、海外との取引先とのオンライン商談がかなり普及しました。

日本国内でも、社内の会議や取引先との商談に使用することもかなり普及しています。

ただし、首都圏と地方ではかなり開きがあるようです。2020年と2021年比で、地方も伸びてはいるものの、首都圏との普及率の差が開いているようです。

ネット会議システムの経験率は首都圏と関西圏がそれぞれ43%（＋11ポイント）と31%（＋7ポイント）だった。それ以外の地域は25%（＋5ポイント）にとどまり首都圏との差は12ポイントから18ポイントに大きくなった。
2022年3月7日付　日本経済新聞朝刊より

使っている会社・人はすごく利用しているが、まったく利用したことがない会社・人もいるのではないかと考えられます。

さて海外の取引先と初めてオンライン商談する際、何を用意すればよいでしょうか？

当たり前ですが、オンライン会議ツールを用意する必要があります。

Skype、Teamsなど様々なオンラインの会議ツールがあります。Zoomはその中でも、よく使うツールではないでしょうか。

Zoomは無料でも使えますが、無料で使える時間は40分までです。

それ以上の時間の打ち合わせになる場合、有料プランへの加入を検討しましょう。

ただしこちらがホスト(開催側)ではなく、相手のZoomに招待されて参加する場合は、こちらは無料プランのままでも大丈夫です。

昔、取引先にオンライン会議に商談された時、相手は無料プランでの開催だったので、制限時間でブツッと切れたことがありました。

相手は、制限時間内にまとめようと必死でしたが、消化不良感がありました。つなぎなおせば再度開催できますが、気持ち的にもいったんリセットされます。お客さんとの商談であれば、特に時間を気にしないで使える有料プランにした方がよいでしょう。

海外の取引先と打ち合わせをする際、事前に打ち合わせ内容を送っておきます。

慣れない相手だと緊張して、何について話すのかを忘れてしまうことがあります。そんな時に打ち合わせ内容があれば、順番に話すことが出来ます。

打ち合わせ内容はアジェンダ(Agenda)とも言います。商談相手に事前に送っておき、相手に追加したいことがないかを確認しておくのもよいです。

英語に自信がない場合は、より視覚的に相手に説明できるものを用意しましょう。

英語に自信がない場合、商談自体不安ですが、視覚的な資料が充実していれば、細かく説明しなくても、相手が理解しやすくなります。また、視覚の記憶は残りやすいとも言われています。

会社の様子や、製品の使用風景の動画などを時々見せるのもよいでしょう。日本語版がすでにあるのであれば、英語字幕を外注にて付けてもらう方法で早く対応できます。

オンラインでの商談が普及したとは言っても、やはり、リアルで会った方が相手の様子を把握することが容易です。顔の表情だけではなく、体全体の細かい動きなどから得られる情報も多いからです。

オンライン商談だと、その分不利になります。

その分、相手に分かりやすいような話し方、反応を意識的に見せる必要があります。

今までオンラインの会議ツールを使用したことない場合、いきなり最初から完璧に行うのはなかなか難しいと思います。

資料の画面共有や、デモを見せるために端末を切り替えるなど。

オンライン会議ツールは無料で始められますので、社内で試してみたりして、事前に練習してから本番に臨みましょう。

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