仕事は出来るだけ仕組み化する。仕組み化のメリットとは?

業務効率化

仕事は出来るだけ、仕組み化しよう。

そう聞くこともあるかもしれませんが、そもそもなぜ仕組み化した方がいいのかについてお話したいと思います。

仕組み化とは?

仕事・業務のやり方を、誰にでも分かりやすい形にすることです。

マニュアルや手順書などが分かりやすいですが、客観的に誰でも業務内容が理解できるようにすることです。またそれに沿って仕事・業務を行っていくことを言います。

仕組み化するメリット

属人化をなくす

同じ人がずっと同じ業務を担当している場合、やり方はその人しか分からない。ということもあるのではないでしょうか?

このような場合、その人が急にいなくなったら誰もやり方を分からないということになったりします。

また、実はもっといいやり方があるのに、他に誰も関わっていないため、担当者本人が気づかなければ、改善の道はないことになります。

転職することも浸透してきている昨今において、同じ人がずっと業務をすることは少なくなりました。担当者が変わった場合でも、スムーズに業務に取り組めるようにしておく必要があります。

繰り返されることに脳を使わない

人間は、一日にいろいろな判断・思考をしています。
そして、その数が増えるほど、脳が使用されていますので、当然疲れてきますし、効率も落ちてきます。朝の方が、判断力に冴えているのはそのためです。

同じことをするのにも関わらず、やり方が定まっていないと、毎回確認したり、考えたりする労力が発生します。毎日やっていることで、ある程度習慣化されるレベルまで来ていればまだいいです。

ただし、時々発生する業務などの場合習慣化されるレベルまでにはないので、毎回確認する手間が生じます。

このような場合、本来もっと生産的なことに使ってほしい脳を、いつもやるようなことに使用するのはもったいないので、仕組み化が有効になってきます。

具体的なやり方

仕組み化というと、専門家にお願いしないといけないのか?システムを入れないといけないのではないか?と身構えてしまうかもしれません。

しかし、まずは社内で出来るところからやるだけでも、よい方向に行きます。

まずは社内でやってみて、より高度なサポートが必要になった時、外部サービスを利用するのがいいのではないでしょうか?

まずは業務の洗い出し

現在、どんな業務をやっているのか、現場の担当者にリストアップしてもらいます。
細かいものから、大きなものまで思いつくまま出してもらいます。

また毎日ではなく、時期により発生する業務もあげてもらいます。

現状、誰が担当しているのか、関わっているのかの確認も行います。

業務精査および担当者明確化

リストアップした内容を元に、まずは業務がそれぞれ何のために行われているのか確認します。

前任者が行っていた業務をそのまま引き継いでいた場合、現状にそぐわなくなっていることもあります。また、何のためにやっているのか担当者もよく分かっていない業務があることもあります。

その場合は、業務自体を廃止する、または現状に合った形に変更することが必要です。

重複している業務があった場合、1本化することで、業務の負担を軽減することも出来ます。

なお、業務担当者に関しても、昔からやっていたからなどの理由で、固定化されていることもあるかもしれません。ただし本当にその担当者が適任なのかなどを考えることも、この場では必要になります。

海外だと、Job Description(職務記述書)によって、誰が何の仕事をするのか明確になっています。日本の会社だと、この点が曖昧で、担当者、責任も曖昧になりがちです。

このような機会に担当者までも含めて、明確化できるといいでしょう。

マニュアル・手順書を作る

確認が終わった後、マニュアル・手順書を作成します。実際に業務を担当している人に作成してもらうのがいいかと思います。

仕事の手順、必要な書類、データの所在、担当者、関係者を記載していきます。

なお担当者・関係者は、実際の名前にしてしまうと、退職・異動などにより人が変わってしまう都度変更が必要になります。部署・課・役割(例:営業・営業業務)などの記載にしておいた方がよいでしょう。

実際の業務に即しているかの確認

作ったマニュアル・手順書に従い、実際にやってみて、違和感がなく無理なく出来るかを確認します。
やりにくい点があれば、修正を加えます。

なお、一度作って終わりではなく、途中でよりよいやり方を見つけた、現状にそぐわなくなったりしたら変更を加え、随時アップデートしていきましょう。

これまでの過程で大事なのは、関係者皆に参加してもらうことです。誰かが、勝手に作ったものだと、関係ないと従わない人も出てくるかもしれません。都度、関係者に確認する機会を設け、巻き込んだ形で進めます。

皆で取り組むことが大切です。

大事なのは、現場の合意

こういった新しいことを取り入れようとする場合、意外と障壁になるのは、古参社員の抵抗だったりします。

これまでの自分たちのやり方が変えられることが嫌だ、自分たちの居場所がなくなるのではないか?といった不安から、取り組むことに消極的になったりします。

人間、変化を嫌いますからね。

これに関しては、なぜこの取り組みをしているのかを理解してもらうことが大事になってきます。

また場合によっては、強い態度で臨むことも必要だと思います。

働き方改革などと言う言葉もありますが、仕組み化のメリットは働く時間を短縮するだけではありません。短縮により生まれた時間・余力を、新しいことに使おうという目的があります。

同じことを繰り返すだけでは、人も会社も成長はありません。

前向きな人にとっては、こういった取り組みは好意的に受け止められることも多いです。そういった人たちに、より前向きに仕事に取り組んでもらうためにも、必要な取り組みではないでしょうか?

仕事の仕組み化について、理解がいただければ幸いです。

成長のためであるということが重要です。

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