オンライン会議と言えば、現在Zoomが主流です。
ユーザー登録が不要で、気軽に会議が出来るので、コロナ禍の2020年ころから急速に普及しました。
国内のテレワーク需要ももちろんですが、海外取引先とのミーティングに使用することも多くなってきています。
オンライン会議のツールは、他にもいろいろありますが、Skypeもメジャーなオンライン会議ツールです。
Skypeとは？
Skypeは世界中の会話を可能にするソフトウェアです。 何百万人ものユーザが個人またはビジネスでSkypeを使用して、Skypeを使っている他の人と無料の音声通話、ビデオ通話、1対1の通話、グループ通話、インスタントメッセージ（IM）の送信、ファイルの共有を行っています。 Skypeがインストールされている携帯電話、コンピュータ、タブレットなど、自分に最適な端末でSkypeをご利用いただけます。Skypeは無料でダウンロードでき、使い方も簡単です。
Microsoft社 Skypeサービスページより抜粋
今回は、海外ビジネスをする上で、Skypeのチャット機能を活用する方法をご紹介します。
Skypeのチャット機能を使ってみよう
Skypeのチャット機能とは？
おしゃべり(チャット)するように、会話をする機能です。
Skypeに登録している同士であれば利用することが出来ます。
Lineを利用している方であれば、同じようなことが出来ると考えていただければよいです。Skypeのチャット機能はビジネスで使用している方が多いです。
ちなみにLineはアジアだと使用している人も多いですが、欧米ではあまり使っている人がいません。FacebookのMessenger機能や、WhatsAppを使っていることが多いように感じます。
使い方
1．まずはSkypeに登録しましょう。
2．登録後、チャットをしたい相手のIDを教えてもらう、または自分のIDを相手に伝え、お互いに登録し合います。
3．連絡先から、チャットしたい相手を選択します。
4．相手を選択すると、チャット画面が開きますので、こちらでチャットをします。
こんなことも出来ます
会議の開始
チャットをしている際、直接話したい、会議をしたいとなる場合があります。
その場合は、チャット画面、右上のカメラマークまたは電話マークを押します。
相手が応答すれば、そのまま会議を開始できます。
- カメラマーク： 画像あり。顔を見ながら会議します
- 電話マーク： 声だけの会話です。画像ありだと不安定になる場合にも使用します。
会議中にチャット機能を利用する
会議中に、チャットボックスを開け、会話しながら、チャットをすることも出来ます。
相手の言っている内容が、口頭だけだと不明な場合などに、書いてもらうことで確認することが出来ます。
また特定のWebサイトについて言及したい際に、リンクを貼るなどして活用できます。
メンバー追加・グループ作成
メンバー追加、グループチャット作成が可能です。
チャット画面の右上の、一番端のマーク(人に+がついている)を押して、メンバーを追加できます。追加するメンバーは事前に登録しておく必要があります。
親交を深めよう
Lineのように、スタンプ(絵文字)を送ることが出来ます。
相手と仲良くなってきたら、文章の代わりにスタンプを送るやり取りをすることも出来ます。
こんな時には
相手が退席中になっている
チャットを始めようとした際に、相手は退席中または応答不可になっていることがあります。
この場合でも、メッセージは届いていますので送っておきましょう。
相手が、返信可能状態になった場合に、返信してくれます。
ちなみに、ステータス(オンライン中、退席中など)は手動で変更することも出来ます。
相手にオンライン中だと知られたくない場合に、手動で退席中にしておくことも出来ます。
大事なやり取りをする際は
きちんと記録を残しておきたい内容、文書のやり取りはE-mailを使いましょう。
あとで言った言わないのやり取りをしないためにも、大事なやり取りはチャットで終わらせずにE-mailに残した方が安全です。
また、取引にかかわる文書も、セキュリティを考慮し、E-mailでやり取りした方がいいでしょう。
相手がきちんとした会社の場合、チャットでやり取り、合意したとしても、メールでも確認事項は送ってほしいとお願いされることもあります。
最後に
Skypeのチャット機能は、E-mailよりもやり取りがスピーディに進むため、海外とやり取りする上で便利に使うことができるツールです。
会話には自信がない、でもメールだとテンポよく進めることが出来ないと感じる場合に、チャット機能だけでも使う価値があります。
オンライン会議をしない場合でも、ぜひ使ってみてください。
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