海外出張の持ち物はリスト化しておこう。直前になって慌てないために。

海外ビジネスあれこれ

海外出張に行くことになった時、持ち物準備しますよね。

これまで何十回も海外出張に行ってきましたが、出張直前って忙しいんですよね。

出張に行く前だからと、ラストミニットで、いろんなところから依頼が来たり、出張用にいろんな準備をする必要があったり・・・出張に持っていくものを持ち帰ったり・・・

そんなことをしている内に、出張前日。

持ち物を準備・パッキングするのは、出張前夜であることが多かったりします。

仕事から帰って、疲れている。しかも、翌日のことを考えると早く済ませたい、でも忘れ物はしたくない・・・

そんな時のためにも、持ち物リストを作っておくことをお勧めします。

海外出張には持ち物リストを用意しよう

持ち物リストって

名前の通り、持ち物をリストにしたものです。

子どもの時の遠足などで、持ち物リストってありましたよね?あれの、海外出張版です。

こっちはワクワクしますね

持ち物リストをお勧めする理由

ずばり、余分なことに頭を使わないためです。

遊びで行く海外旅行であれば、準備の段階からウキウキして、荷物のパッキングも楽しい!となります。ただ海外出張は、仕事なので、間違いのないように準備したり、緊張することも多いです。

そんな中、必要なもの忘れたは結構影響があります。

「仕事で必要な道具忘れた!」はかなり焦ります。

「普段使っているお気に入りのリップクリーム忘れた!」でも、地味に仕事のパフォーマンスに影響してきたりします。

そういった影響を避け、パフォーマンスを発揮するためにも、余分なところに精神を奪われないようにしておいた方がよいです。

どうやって作るの?

海外出張が定期的にある場合、持ち物はほとんど同じであることが多いです。

そのため、事前に必要なものをリスト化しておきます。

パスポートなど絶対に必要なものから、パソコン・携帯電話など仕事で必要なもの、化粧品・着替えなど個人的に必要なもの、全てをリスト化しておきます。

チェック欄も設けておきます。準備中に、確認しながらチェックが出来ます。

持ち物リスト
こんな感じです

私は、Excelでリスト化していました。同じリストを1枚のシートに何連か作り、じゃばら状に折りたたんでおき、1回で1連使っていく感じです。

参考に、私が使っているリストを下記に貼っておきます。若干女性寄りですが、内容は適宜追加・変更し、必要な場合使用していただければと思います。

今回の出張だけのものは手書きで加える

出張の期間・内容によっては、必要ないものだったり、追加したいものが出てくるかと思います。

その場合は、取り消し線で削除する、または空欄に追加するなどのアレンジを加えましょう。

毎回よく変わるという場合は、余白の行を多めに持っておくといいと思います。

頭の中だけだと、とにかく人間は忘れがちなので、覚えておくという労力を省くためにも、とにかく書いておきましょう!

いろんなところにも応用できます

今回のリストを用意するという考え方は、海外出張だけではなく、国内出張にももちろん使えると思います。

また出張だけではなく、仕事でのいろんな場面でこういったチェックリストは便利です。
例えば、こういったこともリスト化しておくと、確認漏れが防げるのではないでしょうか?

  • 海外代理店の見込み先候補と商談する時に、確認しておくこと
  • 展示会出展時の、必要物品リスト
  • 製品に興味を持った客先に見積りを出す際に必要なこと

ポイントは、リスト化・仕組み化です。記憶・暗記に頼らず、作業時間を短縮し、もっと大事なことに時間を使えるようにしようということです。

最後に

旅行とは違う海外出張。

大変な面もありますが、国内とは違うゆえの楽しさや、醍醐味もあったりします。

持ち物リストで便利化させる一方で、出張中の仕事を充実化させること、滞在を少しでも快適に出来ればいいなと思います。

今後も、海外ビジネスに関するあれこれ発信していきます。

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